Для відчуття масштабності проекту в дитинстві досить було злегка схитрувати – не просто надряпати в плані: «прибрати кімнату», а розписати по дрібних завданнях: «протерти пил», «підмести», «розкласти підручники» - а потім викреслювати всі пункти з почуттям виконаного боргу. Практика більш зрілого віку показала, що це був воістину дитячий підхід. Тепер для того, щоб пишатися собою, хочеться не множити кількість завдань, а скорочувати їх. Підтвердженням цього нехитрого міркування стала система getting things done (GTD) – за назвою книги Девіда Алена (у російському перекладі - « Як розібратися зі справами»). Інша справа, що автор системи GTD, будемо її так називати для стислості, запропонував досить гнучкі методи для скорочення як кількості завдань, так і часу на виконання

Система GTD базується на декількох принципах. Інформацію про намічені справи слід тримати не в голові, а в якому-небудь більш надійному місці. За рахунок чого звільняється наша оперативна пам’ять, пропадає страх щось упустити й є енергія для більш творчих завдань. Для більшості людей робота пов’язана із багатозадачністю й постійними перемиканнями. А останнім часом – ще й зі слабкою передбачуваністю робочого процесу, який тепер полягає не тільки з виконання робочих завдань, але й комунікацій, сторонньої інформації й маси відволікаючих факторів, що крадуть нашу увагу. Від цього виникає враження сніжної грудки, що налягла на тебе, з-під якої не видно ні перспектив, ні глобальних завдань, начебто «навіщо мені все це потрібно». Старі системи організації завдань типу щоденника, стають малоефективними.  GTD – свого роду тривимірна модель для планування робіт. А разом з новим виміром з’являється й нова філософія

По великому рахунку, ми з нашими завданнями зокрема й з будь-якою інформацією в цілому повинні працювати, як у гарній бухгалтерії: планування – облік – контроль. Такий раціоналістичний підхід не повинен лякати: він потрібен, щоб розгребти цю божевільну купу й зайнятися більш піднесеними речами.Почнемо із прикладу базової процедури, яку потрібно проводити з будь-якою інформацією: від запланованих справ до телефонних розмов.

Послідовність дій така:
   1. Зрозуміти, чи вимагає вхідна інформація подальших дій? Якщо ні, то вона переміщається в одне із трьох місць: у сміття, у папку «Відкладене» або в довідковий матеріал.
   2. Якщо вхідна інформація все-таки вимагає подальших дій, спочатку треба визначити, який бажаний результат.
   3. Тепер слід зрозуміти, чи здатні ви впоратися із цією справою за дві хвилини (між іншим, за цей час можна зробити масу корисних речей: продиктувати телефон, розвісити білизну із пральної машинки, написати список завдань на завтра). Якщо справа займе дві хвилини – ура: виконуємо й забуваємо. Якщо ні, його можна кому-небудь передоручити. Але не завжди. Тоді викручуватися прийдеться самотужки: справу прийдеться занести в плани в один із двох розділів: на певний термін або коли знайдеться час.Тепер виникає логічне запитання: а що там зі згаданими папками й розділами? Погана новина в тому, що саме достаток папок відлякує неофітів від системи GTD. Гарна новина в тому, що розібратися з ними не складніше, чим навчитися кататися на велосипеді. Почнемо дещо здалеку: вміння працювати з інформацією особливо не придасться, якщо ви не розібралися з питаннями планування.

Планування. Ті, хто вже зустрічався із системами організації робочих процесів, анітрошки не здивується: GTD так само базується на необхідності планувати свої дії – як короткострокові, так і довгочасні.Отже, беремо аркуш паперу й у довільному порядку складаємо список «бажань» - прагнень, проектів, потреб, які необхідно реалізувати зараз або в майбутньому. Високі цілі тут будуть межувати з побутовими потребами, а прості справи – з масштабними проектами, що видаються недосяжними. Тепер, коли плани з голови перенесені на папір, їх прийдеться розсортувати.
   Перше: поточні проекти – усі, над чим ви зараз працюєте. Друге: плани на 1-2 роки – те, чим ви прагнете зайнятися в найближчій перспективі. Третє: бачення через 3-5 років, образ майбутнього, яким ви його собі уявляєте у світлі ваших справ. І, нарешті, GTD рекомендує помізкувати на тему того, який ви взагалі уявляєте своє життя років так через 20 – і як цього досягти. Потім настав час спуститися рівнем нижче – і глянути, як можна реалізувати кожний із цих планів. Проблема мрійників у тому, що вони найчастіше нечітко уявляють собі результат. Як ви зрозумієте, що ваш проект вдало реалізований? Що таке у вашому випадку успіх? А тепер важливе: кожний ваш план із цього моменту розглядається як проект, що вимагає певної послідовності дій в ім’я результату. Тому виникає необхідність розписати послідовність дій, що приводять до мети. Так ми поступово спускаємося на самий базовий рівень, з якого була почата розмова: дорога до великих проектів починається із щоденної послідовної роботи над ними. А щоб упоратися з усіма завданнями, нам потрібно розчистити простір від рутини й лушпайки. І отут нам придадуться папки й каталоги

Список завдань у нас уже є – він ще придасться в господарстві. Тепер нам буде потрібно сховище «Вхідні», яким може стати лоток, коробка, папка. Сюди повинна складатися вхідна інформація, зафіксована на папері (стікерові, бібліотечній картці). Папка «Терміново» - сюди складаються папери з усіма справами, які необхідно виконати швидко й за певний термін. Папка «Коли з’явиться час» - тут зберігаються листочки із записами відкладених до кращих часів проектів. У папку «Відгук» переміщаються ті проекти, розвиток яких залежить від втручання третіх осіб, очікування дзвінка, дозволи, візи і т.д. Можливо, прийдеться нагадувати потрібним людям або організаціям про те, що ви чекаєте їхньої реакції. І ще одне сховище, назване Аленом «Довідкова інформація»: сюди попадає те, що може придатися надалі – чужі візитки, адреси й телефони, довідники та інші речі, що полегшують життєву навігацію.У роботі з папками важливо пам’ятати дві речі. По-перше, папірець із завданням може перекочувати з одного сховища в інше. І, по-друге: вміст усіх папок (а також свої щоденні, щотижневі й перспективні плани) треба регулярно переглядати – і якщо буде потрібно, підганяти їх під мінливу реальність. Система GTD – взагалі досить гнучка штука: про це свідчить те, що її здатний модіфікувати для своїх потреб не тільки гуру-винахідник, але й будь-який бажаючий. Існує чимало англомовних блогів, присвячених темі GTD: розповідям про свої досягнення й особисті дрібні винаходи, що дозволяють поліпшити свою продуктивність.

Оставить комментарий
Ваше имя:
Комментарий:
Введите текст, изображенный на картинке: